Como criar uma escala de turnos rotativa em 5 passos

Antes de criar qualquer coisa, decida o seu padrão de rotação. Os padrões mais comuns para operações 24/7 são:

• 4-on / 2-off: Trabalhe 4 dias consecutivos e folgue 2. Simples e previsível.
• Continental (2-2-3): Trabalhe dois dias, folgue dois, trabalhe três. Distribui os fins de semana de forma justa.
• DuPont (ciclo de 4 semanas): Complexo, mas maximiza os dias de folga consecutivos. Ideal para equipas grandes.

Para a maioria das equipas de hotelaria e segurança, o padrão 4-on / 2-off proporciona o melhor equilíbrio entre cobertura e descanso.

Captura de ecrã: seletor de padrão de rotação da proShift

Determine o número mínimo de pessoas necessário para cada intervalo de tempo. Fatores a considerar:

1. Requisito mínimo de cobertura por departamento
2. Taxa de ausências prevista (5-10%)
3. Margens para ausências e feriados
4. Requisitos legais de período de descanso

Para uma receção de hotel que precisa de 2 pessoas por turno, são necessários 6 lugares diários em 3 turnos. Com um padrão 4-on/2-off, cada pessoa cobre 67% dos dias. Precisa de pelo menos 9 pessoas na receção (6 / 0,67 = 8,95, arredondado para cima).

Passe a sua rotação para uma grelha. As linhas são o pessoal, as colunas são os dias. Atribua a cada pessoa um tipo de turno com base no padrão escolhido.

Captura de ecrã: escala de rotação da proShift — padrão 4-on/2-off, codificado por cores (azul=manhã, âmbar=tarde, roxo=noite, cinzento=folga)

Na proShift, use o assistente "Criar rotação": escolha o padrão, atribua o pessoal e o sistema gera a rotação completa automaticamente. Depois afine com arrastar e largar.

Nenhuma rotação sobrevive ao contacto com a realidade sem flexibilidade:

• Cobertura por doença: designe pessoal de reserva ou uma lista de disponibilidade
• Pedidos de troca: permita que o pessoal troque turnos dentro de regras definidas
• Ajustes de feriados: faça ajustes manuais em torno dos feriados
• Pessoal temporário: adicione cobertura extra para os períodos mais movimentados

A funcionalidade de pedidos de troca da proShift permite ao pessoal iniciar trocas na app móvel. Os gestores aprovam ou recusam com base no impacto na cobertura.

Quando a sua rotação estiver pronta, publique-a para a equipa. Na proShift, clique em "Publicar" e cada colaborador recebe uma notificação push com a sua escala atualizada. Durante o primeiro ciclo de rotação, acompanhe a barra de cobertura em semáforo — se algo aparecer a âmbar ou vermelho, ajuste.

Reveja a sua rotação a cada 4-6 semanas. Procure padrões: há dias sistematicamente com pessoal insuficiente? Há um colaborador que pede mais trocas do que os outros? Use os relatórios da proShift para detetar tendências.

Captura de ecrã: relatório de cobertura da proShift — percentagens de cobertura semanal com indicadores de semáforo