Casestudy'sGrand Cappadocia Resort & Spa

GCRS Logo

HOTELS & HORECA

Hoe Grand Cappadocia Resort & Spa de planningstijd met 70% terugbracht

Resort met 350 kamers, 4 afdelingen, 180 medewerkers — proShift verving 3 spreadsheets en een WhatsApp-groep.

70%

BESPAARDE PLANNINGSTIJD

23%

VERLAGING VAN OVERURENKOSTEN

4.9★

TEVREDENHEIDSSCORE PERSONEEL

Grand Cappadocia Resort & Spa — 180 medewerkers verdeeld over 4 afdelingen.

Over het bedrijf

Grand Cappadocia Resort & Spa is een luxe resort met 350 kamers dat het hele jaar door draait in Ürgüp, Nevşehir. Het hotel telt vier kernafdelingen — Receptie, Keuken, Housekeeping en Beveiliging — met diensten die alle 24 uur dekken. In het hoogseizoen loopt het team op tot 180 medewerkers over alle afdelingen.

Bedrijfsgegevens

SectorHotels & horeca

Teamgrootte120–180 medewerkers

Locaties1 (Ürgüp, Nevşehir)

AbonnementBusiness

In gebruik genomenmaart 2025

De uitdaging

Vóór proShift beheerde de operationeel directeur alle diensten op vier afdelingen met een combinatie van Excel-bestanden, een gedeelde Google Sheet en een WhatsApp-groep voor last-minute wijzigingen. Het systeem stortte elk weekend in.

Chaos door handmatige planning

Het opbouwen van het weekrooster kostte elke zondag 8–10 uur. Elke wijziging leidde tot een waterval van WhatsApp-berichten. Begin maandagochtend was het rooster al verouderd.

Bezettingsgaten in het hoogseizoen

Afdelingshoofden hadden geen inzicht in elkaars roosters. Dubbele boekingen en onbezetten diensten kwamen pas aan het licht wanneer de dienst al begon — soms bij een volledig bezet hotel.

Geen complianceregistratie

Overuren werden handmatig bijgehouden in een aparte spreadsheet. Niemand controleerde of diensten voldeden aan de limiet van 45 uur of aan de rustperioderegels, tot de jaarlijkse arbeidsaudit — die 14 overtredingen aan het licht bracht.

De oplossing

Grand Cappadocia nam proShift in één weekend in gebruik op alle vier de afdelingen. Het hele personeel werd binnen 48 uur geonboardd via de mobiele app.

OPGELOST: handmatige planning

Slepen en neerzetten verving de zondagsessies van 10 uur.

De operationeel directeur stelt nu het volledige weekrooster op in minder dan 45 minuten met dienstsjablonen. Wijzigingen worden direct doorgevoerd — WhatsApp is niet meer nodig.

Dag 1

Dag 2

Dag 3

Dag 4

Dag 5

Dag 6

Dag 7

M. Yilmaz

07-15

A. Demir

07-15

E. Popova

07-15

T. Kaya

07-15

S. Celik

07-15

OPGELOST: bezettingsgaten

De bezettingsbalk met verkeerslichtkleuren elimineerde blinde vlekken.

Afdelingshoofden zien de bezetting nu realtime. Oranje waarschuwingen verschijnen 48 uur voordat gaten een probleem worden. Rode meldingen worden opgelost vóór publicatie.

HOTELBEZETTING (Receptie)

OPGELOST: compliance

Nul overtredingen in de eerste audit na ingebruikname.

De compliance-engine van proShift vlagde elke dienst die boven de 45 uur uitkwam of de vereiste rustperiode van 11 uur miste. Managers losten die op vóór publicatie — automatisch.

ARBEIDSWET-WAARSCHUWINGEN

Waarschuwing overurenlimiet

Rooster van M. Yilmaz komt deze week op 48 uur.

Schending rustperiode

Slechts 8 uur tussen de diensten op donderdag.

De resultaten

Zes maanden na de ingebruikname van proShift.

70%

BESPAARDE PLANNINGSTIJD

Van 10 uur/week naar minder dan 3 uur

23%

VERLAGING VAN OVERURENKOSTEN

₺42.000 bespaard in 6 maanden

OVERTREDINGEN ARBEIDSWET

Omlaag van 14 in het voorgaande jaar

Resultaten gemeten over een periode van 6 maanden (april–september 2025) via proShift-analyses en HR-administratie van het hotel. Alle cijfers door de klant zelf gerapporteerd.

“proShift verving niet alleen onze spreadsheets — het gaf ons onze zondagen terug. Vroeger spendeerde ik de halve dag aan het maken van roosters. Nu kost het 40 minuten en het team wordt automatisch op de hoogte gesteld.”