Choisissez votre modèle de rotation
Avant toute chose, choisissez votre modèle de rotation. Les plus courants pour les opérations 24h/24 sont :
- 4/2 (4 travaillés, 2 de repos) : travaillez 4 jours consécutifs, reposez-vous 2 jours. Simple et prévisible.
- Continental (2-2-3) : deux jours travaillés, deux de repos, trois travaillés. Répartit équitablement les week-ends.
- DuPont (cycle de 4 semaines) : complexe, mais maximise les jours de repos consécutifs. Idéal pour les grandes équipes.
Pour la plupart des équipes de l’hôtellerie-restauration et de la sécurité, le modèle 4/2 offre le meilleur équilibre entre couverture et repos.
Capture d’écran : Sélecteur de modèle de rotation proShift
Calculez vos besoins en effectifs
Déterminez l’effectif minimal nécessaire pour chaque créneau horaire. Facteurs à prendre en compte :
- Minimum coverage requirement per department
- Expected absence rate (5-10%)
- Leave and holiday buffers
- Legal rest period requirements
Pour une réception d’hôtel qui nécessite 2 personnes par poste, il faut 6 créneaux quotidiens répartis sur 3 postes. Avec un modèle 4/2, chaque personne couvre 67 % des jours. Il vous faut au moins 9 réceptionnistes (6 / 0,67 = 8,95, arrondi au supérieur).
Élaborez le planning de rotation
Projetez votre rotation dans une grille. Les lignes sont le personnel, les colonnes sont les jours. Attribuez à chaque personne un type de poste selon le modèle choisi.
Capture d’écran : Planning de rotation proShift — modèle 4/2 (4 jours travaillés, 2 de repos), codé par couleur (bleu=matin, orange=après-midi, violet=nuit, gris=repos)
Dans proShift, utilisez l’assistant « Créer une rotation » : choisissez votre modèle, affectez le personnel, et le système génère toute la rotation automatiquement. Ajustez ensuite au glisser-déposer.
Gérez les exceptions et les échanges
Aucune rotation ne résiste à la réalité sans flexibilité :
- Couverture des absences maladie : désignez du personnel de remplacement ou une liste d’astreinte
- Demandes d’échange : permettez au personnel d’échanger ses postes selon des règles définies
- Ajustements pour jours fériés : effectuez des ajustements manuels autour des jours fériés
- Personnel temporaire : ajoutez du renfort pour les périodes de forte activité
La fonction de demande d’échange de proShift permet au personnel de lancer des échanges depuis l’application mobile. Les responsables approuvent ou refusent selon l’impact sur la couverture.
Publiez et améliorez
Une fois votre rotation prête, publiez-la à l’équipe. Dans proShift, cliquez sur « Publier » et chaque membre du personnel reçoit une notification push avec son planning mis à jour. Pendant le premier cycle de rotation, surveillez la barre de couverture à feux tricolores — si un créneau passe à l’orange ou au rouge, ajustez.
Revoyez votre rotation toutes les 4 à 6 semaines. Cherchez les tendances : certains jours sont-ils systématiquement en sous-effectif ? Un membre du personnel demande-t-il plus d’échanges que les autres ? Utilisez les rapports de proShift pour repérer les tendances.
Capture d’écran : Rapport de couverture proShift — pourcentages de couverture hebdomadaire avec indicateurs à feux tricolores