Rotierenden Schichtplan in 5 Schritten erstellen

Bevor Sie etwas erstellen, entscheiden Sie sich für Ihr Rotationsmuster. Die gängigsten Muster für den 24/7-Betrieb sind:

• 4-auf / 2-ab: 4 Tage in Folge arbeiten, 2 Tage frei. Einfach und planbar.
• Kontinental (2-2-3): Zwei Tage arbeiten, zwei Tage frei, drei Tage arbeiten. Verteilt Wochenenden fair.
• DuPont (4-Wochen-Zyklus): Komplex, maximiert aber zusammenhängende freie Tage. Am besten für große Teams.

Für die meisten Hospitality- und Sicherheitsteams bietet das 4-auf/2-ab-Muster die beste Balance aus Abdeckung und Erholung.

Screenshot: Rotationsmuster-Auswahl in proShift

Ermitteln Sie die Mindestbesetzung für jedes Zeitfenster. Zu berücksichtigende Faktoren:

1. Mindestabdeckungsanforderung pro Abteilung
2. Erwartete Ausfallquote (5–10 %)
3. Puffer für Urlaub und Feiertage
4. Gesetzliche Ruhezeit-Anforderungen

Für eine Hotelrezeption, die 2 Mitarbeiter pro Schicht benötigt, brauchen Sie 6 tägige Slots über 3 Schichten. Beim 4-auf/2-ab-Muster deckt jede Person 67 % der Tage ab. Sie brauchen mindestens 9 Rezeptionsmitarbeiter (6 / 0,67 = 8,95, aufgerundet).

Übertragen Sie Ihre Rotation in ein Raster. Zeilen sind Mitarbeiter, Spalten sind Tage. Weisen Sie jeder Person eine Schichtart entsprechend dem gewählten Muster zu.

Screenshot: Rotationsdienstplan in proShift — 4-auf/2-ab-Muster, farbcodiert (blau=Früh, gelb=Spät, violett=Nacht, grau=frei)

Verwenden Sie in proShift den Assistenten „Rotation erstellen“: Wählen Sie Ihr Muster, weisen Sie Mitarbeiter zu, und das System erzeugt die gesamte Rotation automatisch. Danach verfeinern Sie alles per Drag-and-Drop.

Keine Rotation übersteht den Kontakt mit der Realität ohne Flexibilität:

• Krankheitsabdeckung: Vertretungskräfte oder eine Bereitschaftsliste festlegen
• Tauschanfragen: Mitarbeitern erlauben, Schichten innerhalb definierter Regeln zu tauschen
• Feiertagsanpassungen: manuelle Anpassungen rund um Feiertage vornehmen
• Aushilfspersonal: zusätzliche Verstärkung für Stoßzeiten einplanen

Mit der Tauschanfrage-Funktion von proShift können Mitarbeiter Tausche in der mobilen App starten. Führungskräfte geben sie anhand der Auswirkung auf die Abdeckung frei oder lehnen sie ab.

Sobald Ihre Rotation fertig ist, veröffentlichen Sie sie an das Team. Klicken Sie in proShift auf „Veröffentlichen“, und jedes Teammitglied erhält eine Push-Benachrichtigung mit seinem aktualisierten Dienstplan. Beobachten Sie im ersten Rotationszyklus die Ampel-Anzeige der Abdeckung – zeigt irgendetwas gelb oder rot, passen Sie an.

Prüfen Sie Ihre Rotation alle 4–6 Wochen. Suchen Sie nach Mustern: Sind bestimmte Tage durchgehend unterbesetzt? Bittet ein Mitarbeiter häufiger um Tausche als andere? Nutzen Sie die proShift-Berichte, um Trends zu erkennen.

Screenshot: Abdeckungsbericht in proShift — wöchentliche Abdeckungsprozentsätze mit Ampel-Indikatoren